Prílohy v e-mailoch PrestaShop: obchodné podmienky k objednávke automaticky

Zákazník si objedná, dostane potvrdenie a o mesiac chce tovar vrátiť. Kde nájde obchodné podmienky a formulár na odstúpenie od zmluvy? Ideálne v e-maile, ktorý mu prišiel pri objednávke. Odkaz na web sa časom zmení, no príloha v e-maile ostane. PrestaShop však vlastné súbory k e-mailom pridávať nevie. Prílohy v e-mailoch PrestaShop sa dajú vyriešiť modulom, ktorý dokumenty pripojí automaticky. V tomto článku ukážem, na čo sa to hodí a ako to nastaviť.

Prečo posielať dokumenty ako prílohu

Pri predaji na diaľku musí zákazník dostať dôležité informácie na trvanlivom nosiči, teda tak, aby si ich mohol uložiť a neskôr si ich pozrieť v nezmenenej podobe. E-mail s prílohou je jeden z najjednoduchších spôsobov. Čo presne a v akej forme musíte zákazníkovi poslať, závisí od vášho obchodu, preto si to overte s právnikom. Modul vám to pomôže technicky vyriešiť, nenahrádza však právne poradenstvo.

Prílohy majú aj praktické výhody:

• zákazník má podmienky a formuláre vždy po ruke a nemusí ich hľadať na webe,
• máte doklad, aké podmienky platili v čase objednávky, aj keď ich neskôr zmeníte,
• menej otázok na podporu typu „ako mám vrátiť tovar?“.

Na čo sa prílohy hodia

• Obchodné podmienky a reklamačný poriadok v potvrdení objednávky.
• Formulár na odstúpenie od zmluvy alebo reklamačný formulár.
• Návod na použitie alebo montáž v e-maile o odoslaní tovaru.
• Cenník alebo katalóg pri registrácii veľkoobchodného zákazníka.
• Podklady k službe v e-maile s odkazom na stiahnutie produktu.

Čo PrestaShop nevie

PrestaShop k niektorým e-mailom pridáva vlastné prílohy, napríklad faktúru k potvrdeniu objednávky. Vlastný súbor, ako obchodné podmienky v PDF, však cez administráciu k e-mailu pridať nedá. Bežné riešenia sú úprava jadra alebo override, ktoré sa môžu pri aktualizácii PrestaShopu pokaziť. Preto som pre svoje obchody vytvoril modul, ktorý prílohy pridáva cez štandardné rozhranie PrestaShopu.

Modul Prílohy v e-mailoch

Modul Prílohy v e-mailoch pripája vaše súbory k e-mailom PrestaShopu automaticky. Súbor nahráte raz a obchod ho bude posielať pri každom zvolenom e-maile. Modul funguje v PrestaShope 8 aj 9 a nemení žiadne súbory PrestaShopu, preto nekoliduje s inými modulmi a nerozbije sa pri aktualizácii.

Ľubovoľný e-mail obchodu

Modul ponúkne všetky e-mailové šablóny vášho obchodu: PrestaShopu, témy aj nainštalovaných modulov. Bežné e-maily majú zrozumiteľné názvy, takže nemusíte hádať, čo znamená technický názov šablóny:

• Potvrdenie objednávky,
• Objednávka odoslaná,
• Platba prijatá,
• Registrácia zákazníka,
• a mnohé ďalšie.

K jednému e-mailu môžete pridať koľko súborov chcete.

Faktúra ostáva

Ak PrestaShop k e-mailu sám pridáva prílohu, napríklad faktúru k potvrdeniu objednávky, vaše prílohy sa pridajú k nej. Zákazník dostane faktúru aj vaše dokumenty v jednom e-maile. Nič sa neprepíše.

Podľa jazyka a obchodu

• Jazyk – slovenským zákazníkom slovenské podmienky, českým české. Alebo jedna príloha pre všetky jazyky.
• Multistore – príloha pre jeden obchod alebo pre všetky.

Ak predávate do viacerých krajín, každý zákazník tak dostane dokumenty vo svojom jazyku.

Jednoduchá správa príloh

• Vyberiete e-mail, nahráte súbor a uložíte. Nič iné netreba nastavovať.
• Názov prílohy v e-maile určíte sami, napríklad Obchodné podmienky.pdf, bez ohľadu na názov súboru v počítači.
• Prílohu zapnete alebo vypnete jedným kliknutím, súbor kedykoľvek nahradíte novou verziou.
• Zoznam ukazuje veľkosť príloh a upozorní, ak súbor chýba.

Podporované súbory a bezpečnosť

Modul podporuje súbory PDF, DOC, DOCX, ODT, XLS, XLSX, ODS, CSV, TXT, ZIP, RAR, PNG, JPG a GIF, najviac 5 MB na súbor. Pri nahratí overí, že obsah súboru zodpovedá prípone. Súbory sa ukladajú s náhodným názvom v chránenom priečinku, takže sa nedajú stiahnuť z webu. Pri odinštalovaní modulu sa nahraté prílohy nemažú.

Tipy z praxe

• Posielajte PDF. Otvorí sa na každom zariadení a nedá sa jednoducho upraviť.
• Držte prílohy malé. Veľké e-maily môžu skončiť v spame alebo sa nemusia doručiť. Pár stovák kilobajtov úplne stačí.
• Pomenujte prílohy zrozumiteľne. „Obchodné podmienky.pdf“ je lepšie ako „vop_final_v3.pdf“.
• Po zmene podmienok nahrajte novú verziu. Staré e-maily si ponechajú pôvodnú, čo je presne to, čo chcete.

Ak riešite vrátenie tovaru a reklamácie, pozrite aj článok o ClaimFoxy, widgete na reklamácie a vrátenie tovaru. K povinným informáciám v e-shope patrí aj oznámenie o zákonnej záruke.

Ktoré e-maily sa oplatia doplniť

Najčastejšie sa prílohy pridávajú k potvrdeniu objednávky, no oplatí sa myslieť aj na ďalšie momenty v nákupe:

• Potvrdenie objednávky – obchodné podmienky, reklamačný poriadok a formulár na odstúpenie od zmluvy. Zákazník ich má hneď po nákupe.
• Objednávka odoslaná – návod na použitie, montážny návod alebo bezpečnostné pokyny. Prídu v čase, keď zákazník tovar naozaj dostane.
• Platba prijatá – ak predávate služby alebo kurzy, podklady môžu prísť až po zaplatení.
• Registrácia zákazníka – cenník pre veľkoobchod alebo katalóg pre nových partnerov.
• E-maily iných modulov – napríklad e-mail s odkazom na stiahnutie virtuálneho produktu.

Rozdelenie dokumentov do viacerých e-mailov má výhodu: každý e-mail obsahuje len to, čo zákazník v danom momente potrebuje, a prílohy ostávajú malé.

Nastavenie krok za krokom

1. Nahrajte modul cez Moduly › Správca modulov › Nahrať modul a nainštalujte ho.
2. V module pridajte novú prílohu a vyberte e-mail, napríklad Potvrdenie objednávky.
3. Nahrajte súbor a zadajte názov, pod ktorým ho zákazník uvidí.
4. Zvoľte jazyk a pri multistore obchod, prípadne nechajte prílohu pre všetky.
5. Uložte a prílohu zapnite.
6. Vytvorte testovaciu objednávku a skontrolujte, že e-mail prišiel s prílohou aj s faktúrou.

Časté otázky

Môžem pridať prílohu k e-mailu iného modulu? Áno. Modul ponúkne aj šablóny tém a nainštalovaných modulov.

Zmizne faktúra z potvrdenia objednávky? Nie. Vaše prílohy sa pridajú k faktúre.

Dá sa súbor stiahnuť priamo z webu? Nie. Súbory sú uložené s náhodným názvom v chránenom priečinku.

Čo sa stane s prílohami po odinštalovaní? Nahraté súbory sa nemažú, takže o ne neprídete.

Môžem poslať inú prílohu slovenským a iné českým zákazníkom? Áno. Pri každej prílohe zvolíte jazyk, takže každý zákazník dostane dokumenty vo svojom jazyku. Ak jazyk nezvolíte, príloha pôjde všetkým.

Ako vymením súbor za novú verziu? Pri prílohe nahráte nový súbor a nastavenia, teda e-mail, jazyk aj názov prílohy, ostanú rovnaké.

Cena a ako začať

Modul stojí 19,90 € za časovo neobmedzenú licenciu pre jednu doménu s 12 mesiacmi aktualizácií a podpory. Vyžaduje PrestaShop 8.0 až 9.x a PHP 7.2 alebo novší. Postup inštalácie a nastavenia nájdete v dokumentácii modulu, kúpiť ho môžete na stránke produktu: modul Prílohy v e-mailoch.